SHK Software im Vergleich: Was Sanitär-, Heizungs- und Klimabetriebe 2026 wirklich brauchen
SHK-Betriebe brauchen 2026 mehr als eine hübsche Oberfläche: XRechnung, GoBD-Aufbewahrung, DATEV-Export und §13b sind die echten Pflichtfelder. Wir vergleichen die bekannten Namen im Markt — und zeigen, wo Hero AI ansetzt, wenn es um Anrufe, Angebote und Rechnungen geht, die keine Software allein löst.
Freitagnachmittag, 16:30 Uhr. Die Heizung bei Familie Weber ist ausgefallen, dein Geselle steckt noch beim Kunden davor, und im Büro stapeln sich drei Abschlagsrechnungen, die raus müssten, bevor das Wochenende anfängt. Kommt dir bekannt vor?
Genau in diesem Moment merkt man, ob die SHK Software im Betrieb wirklich mitarbeitet — oder ob sie nur ein weiteres Programm ist, das neben Excel, WhatsApp und dem Zettel am Kühlschrank existiert. Und genau deshalb lohnt sich 2026 ein ehrlicher Blick auf das, was SHK-Betriebe tatsächlich brauchen, statt auf das, was auf der Startseite der Anbieter glänzt.
Warum SHK Software 2026 kein Nice-to-have mehr ist
Sanitär-, Heizungs- und Klimabetriebe stehen unter einem Druck, den andere Gewerke so nicht kennen: Gasetagenheizungen mit Wartungsverträgen, Wärmepumpen-Förderanträge, Legionellenprüfungen, Notdienst am Wochenende — und mittendrin die Buchhaltung, die bestimmten gesetzlichen Vorgaben genügen muss, sonst gibt’s Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung.
Handwerkersoftware SHK ist deshalb längst kein Komfortprodukt mehr, sondern die Voraussetzung dafür, dass ein 4-Mann-Betrieb überhaupt noch den Überblick behält. Wer noch mit Papierzetteln disponiert, verliert Zeit, die er nicht hat — und Kunden, die beim dritten Klingeln ohne Rückruf einfach den nächsten SHK-Betrieb googeln.
Die Pflichtfelder: Was jede Software für Sanitärbetriebe können muss
Bevor man Funktionen wie Angebotserstellung oder Plantafel vergleicht, muss man einen Filter anwenden, der keine Kompromisse kennt: die gesetzlichen Anforderungen. Ein SHK-Betrieb, der hier durchfällt, zahlt am Ende drauf — egal wie hübsch die Oberfläche ist.
- XRechnung / ZUGFeRD — Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, und ab 2027 relevant für deutlich mehr B2B-Fälle. Software, die das nicht kann, wird 2026 zum Problem.
- GoBD — die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern verlangen lückenlose Rechnungsnummern und eine revisionssichere Aufbewahrung. Kein Nachträglich-Ändern, kein Lückenspringen in der Nummernkette.
- DATEV / SKR-Export — dein Steuerberater will die Daten in SKR03 oder SKR04, nicht als PDF-Sammlung per Mail.
- Abschlags- und Schlussrechnung — bei größeren Bäder-Sanierungen oder Heizungstausch-Projekten Pflichtwerkzeug, kein optionales Extra.
- §13b Reverse Charge — wer als Subunternehmer für Generalunternehmer arbeitet, muss das korrekt ausweisen können, sonst drohen Nachforderungen vom Finanzamt.
Diese fünf Punkte sind der eigentliche Vergleichsmaßstab 2026 — nicht der Preis, nicht das Design. Wenn eine Software hier Lücken hat, ist der Rest der Funktionsliste zweitrangig.
Die bekannten Namen im SHK-Markt — und wo sie stehen
Der Markt für Handwerkersoftware SHK ist überschaubarer, als man denkt. Ein paar Namen tauchen immer wieder auf, wenn man mit Kollegen spricht oder online recherchiert.
Lexware handwerk ist der Klassiker unter den deutschen Anbietern, mit gewerkespezifischen Funktionen wie Aufmaßberechnung, Serviceaufträgen und §35a-Nachweis. Die Preise sind öffentlich: 26,40 € mtl. zzgl. MwSt. (oder 316,80 € jährl.) für „handwerk plus” mit einem Arbeitsplatz, und 66,90 € mtl. zzgl. MwSt. (oder 802,80 € jährl.) für „handwerk premium” mit fünf Arbeitsplätzen. Wichtig: das ist nicht dasselbe wie das teurere Bundle Financial Office Handwerk — da lohnt sich genaues Hinschauen vor dem Kauf.
Sage 50 Handwerk kommt eher aus der kaufmännischen Ecke — Auftragsbearbeitung, Projektverwaltung, Lagerhaltung. Das Essential-Paket liegt bei 19,90 €/Monat zzgl. MwSt. für einen Benutzer, Enterprise bei 55 €/Monat zzgl. MwSt. für unbegrenzte Benutzer. Wer allerdings Finanzbuchhaltung, Nachkalkulation, GAEB/IDS oder ein Dokumentenmanagementsystem braucht, zahlt für diese Zusatzmodule extra — das steht nicht immer prominent auf der Preisseite.
Plancraft wirbt stark mit KI-Funktionen, digitaler Plantafel und einer App für die Baustelle. Die Preise sind hier nur auf Anfrage erhältlich, was einen direkten Vergleich schwierig macht — plane also Zeit für ein Angebot ein, bevor du dich festlegst.
Alle drei haben ihre Berechtigung im Markt. Aber keiner davon ist eine Person, die für dich ans Telefon geht, wenn du unterm Waschbecken liegst.
Was SHK Software leisten muss — und wo Hero AI ansetzt
Hier muss man ehrlich sein: Hero365 ist keine SHK-Buchhaltungssoftware. Für XRechnung, die GoBD-Anforderungen an deine Rechnungsnummern oder einen DATEV-Export brauchst du 2026 weiterhin eine der oben genannten Lösungen oder deinen Steuerberater im Boot — das leistet Hero365 nicht, und wir versprechen hier nichts anderes.
Was Hero365 stattdessen macht: Es ist dein Hero AI — eine KI-Mitarbeiterin, die die Aufgaben übernimmt, für die kein SHK-Betrieb eine eigene Vollzeitkraft einstellen kann. Sie nimmt Anrufe an, wenn du unterm Rohr liegst oder Feierabend hast — und laut Branchenzahlen gehen bei kleinen Handwerksbetrieben rund 40 % der Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten unbeantwortet verloren. Hero AI beantwortet sie alle und bucht den Termin direkt in den Kalender.
Stell dir das so vor: Kunde ruft um 21 Uhr an, weil die Heizung kalt bleibt. Statt Mailbox hört er eine freundliche Stimme, die den Notfall aufnimmt und gleich morgen früh einen Slot bucht. Du erfährst davon beim Frühstück — der Job steht schon fest im Plan.
Dazu kommt: Aus einer Sprachnachricht erstellt Hero AI in unter einer Minute ein Angebot in Gut/Besser/Best-Struktur — ideal, wenn du zwischen zwei Wärmepumpen-Modellen anbieten willst, ohne abends noch am Schreibtisch zu sitzen. Und wenn Kunden Rechnungen liegen lassen, erinnert Hero AI freundlich, aber konsequent, statt dass du hinterhertelefonierst.
Für die Disposition sortiert Hero AI die Route so, dass laut internen Auswertungen 10-15 % weniger Fahrzeit anfällt — bei mehreren Notdiensten am Tag macht das den Unterschied zwischen Feierabend um 18 Uhr und um 20 Uhr.
Die richtige Kombination für 2026
Der pragmatischste Weg für einen SHK-Betrieb 2026 ist oft eine Kombination: eine der etablierten Lösungen für Rechnungsstellung und die gesetzlich geforderte Aufbewahrung nach GoBD sowie DATEV-Export — und Hero AI für alles, was mit Erreichbarkeit, Terminfindung, Angeboten und Nachfassen zu tun hat. Software für Sanitärbetriebe muss nicht alles selbst können, wenn sie sich gut ergänzt.
Wer noch unsicher ist, welche Bausteine ein Handwerksbetrieb 2026 wirklich braucht, findet in unserem Leitfaden zu Software für Handwerksbetriebe 2026 eine vollständigere Einordnung aller Bausteine — von Terminplanung bis Rechnung.
Hero365 selbst startet bei 19,99 €/Monat für die AI Concierge (Anrufannahme und Terminbuchung rund um die Uhr) — Details zu allen Stufen findest du auf unserer Preisseite. Kein Vertrag über Monate, kein Setup-Termin, keine Kosten pro Mitarbeiter. Du lädst die Hero365 App herunter und Hero AI ist einsatzbereit.
Fazit: Vergleichen heißt nicht raten
Bei der Wahl der richtigen SHK Software zählt am Ende nicht der Anbieter mit der schönsten Landingpage, sondern der, dessen Pflichtfunktionen — XRechnung, GoBD-Aufbewahrung, DATEV-Export, Abschlagsrechnung, §13b — tatsächlich stimmen. Und dann die Frage, wer dir den Rücken freihält, wenn der Notdienst-Anruf kommt und du gerade keine Hand frei hast.
Wenn du merkst, dass dein Betrieb Anrufe verpasst oder Angebote zu langsam rausgehen, schau dir an, wie Hero AI dabei hilft, nie wieder einen Anruf zu verpassen — der erste Schritt, bevor man überhaupt über Buchhaltungssoftware nachdenkt.
